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¿Una cotización más baja siempre le ahorra dinero al final?

Creado 10.20
Un precio más bajo es algo bueno. Pero a la hora de realizar un pedido, uno quiere tener tranquilidad: ¿habrá cargos adicionales más adelante? ¿Se podrán fabricar los productos correctamente y entregarse a tiempo?
Ponga varias cotizaciones una al lado de la otra y es fácil ver qué precio es más bajo. Cuando los planos y las cantidades son los mismos pero los precios difieren considerablemente, los clientes naturalmente preguntan: «¿Por qué este proveedor es más caro? ¿Puede el otro hacer el trabajo igual de bien?»
Vale la pena hacerse estas preguntas, y los proveedores deberían explicar las diferencias con claridad.
Una vez que elige un proveedor y realiza un pedido, aún quedan por delante la compra de materiales, la producción, la inspección y la entrega. Que las promesas hechas en la etapa de cotización se cumplan a lo largo de estos pasos determina si la compra le ahorra dinero y le da tranquilidad.
La verdadera prueba de una cotización es si el proveedor puede fabricar productos que cumplan con sus requisitos y entregarlos a tiempo al precio acordado.

¿Un buen historial significa que este pedido saldrá sin problemas?

Al elegir un proveedor, los clientes también consideran la cooperación pasada: "Este proveedor ya me ha fabricado productos antes. La calidad y la entrega fueron buenas, así que me siento más cómodo trabajando con ellos".
Esa confianza proviene de la experiencia pasada. También es natural sentirse menos seguro con una fábrica con la que nunca se ha trabajado.
Pero ¿eran esos pedidos exitosos del pasado similares a este?
Los clientes suelen seguir haciendo pedidos habituales a proveedores conocidos. Buscan nuevas opciones cuando las cantidades son pequeñas, el proceso de fabricación es complejo o sus proveedores actuales no pueden cumplir los requisitos. Como resultado, el primer proyecto que recibe un nuevo proveedor a veces es difícil.
Si los pedidos anteriores implicaban cantidades mayores y procesos establecidos, mientras que este pedido implica solo unas pocas piezas con requisitos más exigentes, el proyecto necesita una nueva revisión: ¿Qué es difícil de fabricar? ¿Cómo se manejarán esas dificultades? ¿En qué se basan el precio y el plazo de entrega? Tanto los proveedores existentes como los nuevos deben explicar estos puntos con claridad.
Aquí, «nuevo» solo significa que el proveedor no ha trabajado antes con este cliente en particular. Es posible que la propia fábrica ya haya fabricado muchos productos similares. Un proveedor que lleva años trabajando con el cliente también podría estar enfrentándose a estos requisitos por primera vez.
Si los clientes quieren encontrar proveedores más fiables, pueden ir conociéndolos gradualmente a través de proyectos adecuados cuando el tiempo lo permita. Cuando más adelante surja un proyecto urgente o difícil, podrán contar entonces con otra opción probada.

¿Por qué un pedido pequeño puede costar más por pieza?

Para productos pedidos en pequeñas cantidades con requisitos exigentes, los clientes también pueden preguntar: «Solo son unas pocas piezas. ¿Por qué es tan alto el precio unitario?»
Porque incluso cuando la cantidad es pequeña, todavía hay que realizar cierto trabajo.
Incluso unas pocas piezas pueden requerir evaluación del proceso, preparación de utillaje, programas de mecanizado, ajuste de máquinas y disposiciones de inspección. Este trabajo no disminuye en la misma proporción que la cantidad. Distribuir los costos de preparación entre unas pocas piezas, en lugar de entre unos cientos, naturalmente da como resultado un costo por pieza diferente.
Si una operación particular es difícil de controlar, el proveedor también debe considerar la producción de prueba, los ajustes y cómo rehacer cualquier producto que no cumpla con los requisitos sin retrasar la entrega.
Cualquiera que sea el proveedor que asuma el proyecto, estos asuntos deben considerarse en función de la cantidad y los requisitos de este pedido en particular.
Algunos clientes necesitan consistentemente cantidades pequeñas. Los proveedores deben calcular los costos basándose en la demanda real, en lugar de asumir que seguirán pedidos grandes que compensen los costos que subestimaron esta vez.

¿Por qué algunas cotizaciones son mucho más bajas?

Una cotización baja puede ser realista, incluso para un pedido pequeño con requisitos exigentes.
Algunas fábricas tienen el equipo adecuado, experiencia con productos similares y procesos bien establecidos que realmente reducen el tiempo de producción y el desperdicio de material. Otras consideran sus programas de producción y están dispuestas a aceptar una ganancia menor para conseguir el negocio. Todo esto puede crear ventajas de precio reales.
Pero algunos precios son bajos porque los planos no se han revisado cuidadosamente, el trabajo necesario no se ha incluido por completo, o la dificultad de fabricación se ha subestimado.
En un mercado altamente competitivo, los proveedores también están bajo presión para ganar pedidos. Algunos pueden pensar: "Si calculamos todo correctamente, el cliente podría encontrar el precio demasiado alto. Hagamos una cotización más baja primero y consigamos el pedido".
Lo que sucede después puede marcar una gran diferencia.
Algunos proveedores absorben los costos que han pasado por alto. Otros piden a los clientes que paguen más o acepten un plazo de entrega más largo. Los clientes también deben estar atentos a cambios en los materiales, o reducciones en operaciones o inspecciones necesarias, realizados sin su aprobación.
Por lo tanto, cuando una cotización es notablemente más baja, vale la pena hacer una pregunta más: ¿Por qué puede ser el precio mucho más bajo, e incluye todo el trabajo acordado?
Asimismo, una cotización más alta no debería proporcionar tranquilidad automáticamente. Los detalles de la cotización y las capacidades reales del proveedor aún deben considerarse.
Piense en lo que habrá gastado para cuando se entregue el pedido.
Suponga que un proveedor cotizó un precio ligeramente más alto al principio y luego completó el pedido al precio acordado. Los productos cumplieron con los requisitos y se entregaron a tiempo.
Otro proveedor cotizó un precio muy bajo inicialmente, pero luego añadió cargos y retrasó la entrega. El costo final fue similar—o incluso mayor—y el cliente también dedicó más tiempo a hacer seguimiento del progreso, coordinar y ajustar planes.
Si los clientes conocieran estos resultados de antemano, considerarían más que los precios iniciales al comparar cotizaciones. Un precio más bajo aporta un beneficio real cuando el pedido se entrega según lo acordado.
No podemos ver el resultado final al realizar un pedido, pero podemos aclarar algunas de las cosas que lo afectarán.

Cinco preguntas que debe hacer antes de realizar un pedido

  • ¿Las cotizaciones se basan en los mismos requisitos? ¿Son iguales las revisiones de planos, los materiales, las cantidades, los requisitos de mecanizado y los requisitos de inspección? ¿Se ha explicado alguna diferencia?
  • ¿Qué más habrá que pagar? ¿Qué costos, como utillaje, pruebas y embalaje, están incluidos? ¿Cuáles se cobran por separado y cuáles aún no se han determinado?
  • ¿Cómo se manejarán las partes difíciles del trabajo? ¿Ha fabricado el proveedor productos similares antes? ¿Qué métodos se utilizarán para garantizar que los productos cumplan con los requisitos?
  • ¿Cuándo comienza el plazo de entrega cotizado? ¿Se ha incluido el tiempo necesario para la preparación, producción e inspección?
  • ¿Cuándo sería necesario reconfirmar el precio o el plazo de entrega? Si cambian los planos, las cantidades u otras condiciones acordadas, ¿se explicará primero el impacto y luego lo confirmarán ambas partes?
No todos estos detalles tienen que aparecer en la propia cotización. Los requisitos ya confirmados mediante planos, correos electrónicos o acuerdos técnicos también pueden constituir la base de la cotización.
Una cotización simple no es necesariamente poco fiable. Una detallada no debería generar tranquilidad solo por ese motivo. Lo que importa es si los puntos importantes se han explicado con claridad, si las respuestas del proveedor son específicas y si esas respuestas están respaldadas por experiencia relevante y capacidades reales.

Cómo cotizamos en Unna Metal

Si surgen preguntas al revisar los planos, las planteamos para su confirmación. Indicamos claramente qué costos están incluidos. Si algo aún no se puede determinar, también se lo comunicamos al cliente y lo aclaramos antes de confirmar el pedido.
Estas prácticas se pueden ver en nuestras cotizaciones reales. Por ejemplo, en una cotización reciente que abarcaba tanto piezas fundidas como mecanizadas, explicamos lo siguiente:
  • Cómo se compone el precio. Los costos de fundición y mecanizado se detallaron por separado, y el precio del producto terminado se mostró como la suma de ambos. También indicamos que los costos de utillaje estaban incluidos en el precio de fundición y no se cobrarían por separado.
  • Cómo se confirma el material. El material especificado en el plano y el material que propusimos se detallaron por separado. Indicamos que el material propuesto requería la aprobación del cliente antes de la confirmación del pedido.
  • Qué queda por confirmar. Los elementos de inspección incluidos se detallaron claramente. Las pruebas especiales, la inspección por terceros y los certificados adicionales, si se requerían, debían confirmarse por separado. El embalaje de exportación para las piezas fundidas y los costos relacionados que aún no se habían determinado también se marcaron para confirmación antes de realizar el pedido.
Esto ayuda a los clientes a entender qué está ya incluido y qué queda aún por discutir, en lugar de descubrir estos problemas después de que haya comenzado la producción.
Queremos ganar negocio, y también necesitamos asumir la responsabilidad de la producción y la entrega que conllevan. Una vez confirmado un pedido, siempre que los requisitos acordados y las condiciones comerciales permanezcan sin cambios, debemos ejecutar el pedido al precio acordado y cumplir con el calendario de entrega acordado.
Si pasamos por alto costos de producción normales que deberían haber estado incluidos en la cotización, esos costos son nuestra responsabilidad.
Si el cliente modifica los planos, cambia la cantidad o agrega requisitos, primero explicaremos el impacto en el costo y el plazo de entrega, y luego obtendremos la confirmación de ambas partes.
Para pedidos futuros, si las mejoras de procesos y una mayor eficiencia generan ahorros reales en los costos, también estamos dispuestos a recalcular los costos y reflejar esos ahorros en las nuevas cotizaciones.
Los clientes quieren ahorrar dinero. También quieren recibir productos que cumplan con sus requisitos a tiempo y poder comunicarse rápidamente con alguien que se tome en serio sus preocupaciones cuando surja un problema. Estas son expectativas prácticas.
Por lo tanto, al considerar cualquier proveedor, incluidos nosotros mismos, después de preguntar "¿Cuánto?", vale la pena hacer una pregunta más:
A este precio, ¿cómo planea el proveedor fabricar productos que cumplan con los requisitos y entregarlos al cliente a tiempo?
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