क्या कम कोटेशन अंततः आपके पैसे हमेशा बचाता है?

बना गयी 10.20

कम कीमत अच्छी बात है। लेकिन जब ऑर्डर देने की बात आती है, तो आप अभी भी कुछ मानसिक शांति चाहते हैं: क्या बाद में अतिरिक्त शुल्क लगेगा? क्या उत्पाद ठीक से बनाए जा सकते हैं और समय पर डिलीवर किए जा सकते हैं?

कई कोटेशन एक साथ रखें, और यह देखना आसान है कि कौन सी कीमत कम है। जब ड्रॉइंग और मात्रा समान हों लेकिन कीमतें काफी भिन्न हों, तो ग्राहक स्वाभाविक रूप से पूछते हैं: “यह आपूर्तिकर्ता अधिक महंगा क्यों है? क्या दूसरा वाला भी काम उतना ही अच्छा कर सकता है?”

ये सवाल पूछने लायक हैं, और आपूर्तिकर्ताओं को अंतर स्पष्ट रूप से समझाना चाहिए।

एक बार जब आप आपूर्तिकर्ता चुन लेते हैं और ऑर्डर दे देते हैं, तो सामग्री खरीद, उत्पादन, निरीक्षण और डिलीवरी अभी भी आगे हैं। क्या कोटेशन चरण में किए गए वादे इन सभी चरणों में पूरे होते हैं, यह निर्धारित करता है कि खरीदारी आपके पैसे बचाती है और आपको मानसिक शांति देती है या नहीं।

किसी कोटेशन की असली परीक्षा यह है कि क्या आपूर्तिकर्ता आपकी आवश्यकताओं को पूरा करने वाले उत्पाद बना सकता है और उन्हें सहमत मूल्य पर समय पर वितरित कर सकता है।

क्या एक अच्छा ट्रैक रिकॉर्ड इस बात का मतलब है कि यह ऑर्डर सुचारू रूप से चलेगा?

आपूर्तिकर्ता चुनते समय, ग्राहक पिछले सहयोग के बारे में भी सोचते हैं: “इस आपूर्तिकर्ता ने पहले मेरे लिए उत्पाद बनाए हैं। गुणवत्ता और डिलीवरी अच्छी थी, इसलिए मैं उनके साथ काम करने में अधिक सहज महसूस करता हूं।”

यह विश्वास पिछले अनुभव से आता है। जिस कारखाने के साथ आपने कभी काम नहीं किया, उसके बारे में कम निश्चितता महसूस करना भी स्वाभाविक है।

लेकिन क्या वे सफल पिछले ऑर्डर इस ऑर्डर के समान थे?

ग्राहक अक्सर परिचित आपूर्तिकर्ताओं के साथ नियमित ऑर्डर देना जारी रखते हैं। वे नए विकल्प तब खोजते हैं जब मात्राएं कम हों, निर्माण प्रक्रिया जटिल हो, या उनके मौजूदा आपूर्तिकर्ता आवश्यकताओं को पूरा नहीं कर सकते। परिणामस्वरूप, किसी नए आपूर्तिकर्ता को मिलने वाला पहला प्रोजेक्ट कभी-कभी कठिन होता है।

यदि पिछले ऑर्डरों में बड़ी मात्रा और स्थापित प्रक्रियाएँ शामिल थीं, जबकि इस ऑर्डर में केवल कुछ टुकड़े अधिक कठिन आवश्यकताओं के साथ शामिल हैं, तो परियोजना पर नए सिरे से विचार करने की आवश्यकता है: क्या बनाना कठिन है? उन कठिनाइयों को कैसे संभाला जाएगा? कीमत और लीड टाइम किस पर आधारित हैं? मौजूदा और नए दोनों आपूर्तिकर्ताओं को इन बिंदुओं को स्पष्ट रूप से समझाने की आवश्यकता है।

यहाँ, “नया” का अर्थ केवल यह है कि आपूर्तिकर्ता ने इस विशेष ग्राहक के साथ पहले काम नहीं किया है। फैक्ट्री स्वयं पहले से ही कई समान उत्पाद बना चुकी हो सकती है। जो आपूर्तिकर्ता वर्षों से ग्राहक के साथ काम कर रहा है, वह भी पहली बार इन आवश्यकताओं का सामना कर सकता है।

यदि ग्राहक अधिक विश्वसनीय आपूर्तिकर्ता खोजना चाहते हैं, तो वे समय मिलने पर उपयुक्त परियोजनाओं के माध्यम से धीरे-धीरे उन्हें जान सकते हैं। बाद में जब कोई जरूरी या कठिन परियोजना आए, तो उनके पास एक और सिद्ध विकल्प हो सकता है।

छोटे ऑर्डर की प्रति पीस लागत अधिक क्यों हो सकती है?

कम मात्रा में ऑर्डर किए गए और कठोर आवश्यकताओं वाले उत्पादों के लिए, ग्राहक यह भी पूछ सकते हैं: “केवल कुछ ही पीस हैं। यूनिट कीमत इतनी अधिक क्यों है?”

क्योंकि मात्रा कम होने पर भी कुछ काम तो करना ही पड़ता है।

कुछ ही टुकड़ों के लिए भी प्रक्रिया मूल्यांकन, टूलिंग तैयारी, मशीनिंग प्रोग्राम, मशीन सेटअप और निरीक्षण व्यवस्था की आवश्यकता हो सकती है। यह कार्य मात्रा के समान अनुपात में कम नहीं होता है। तैयारी लागत को कुछ सौ के बजाय कुछ टुकड़ों में फैलाने से स्वाभाविक रूप से प्रति टुकड़ा अलग लागत आती है।

यदि कोई विशेष ऑपरेशन नियंत्रित करना कठिन है, तो आपूर्तिकर्ता को परीक्षण उत्पादन, समायोजन, और डिलीवरी में देरी किए बिना आवश्यकताओं को पूरा न करने वाले उत्पादों को फिर से कैसे बनाया जाए, इस पर भी विचार करना होगा।

जो भी आपूर्तिकर्ता परियोजना को अपनाता है, उन्हें इन मामलों पर इस विशेष ऑर्डर की मात्रा और आवश्यकताओं के अनुसार विचार करना होगा।

कुछ ग्राहकों को लगातार छोटी मात्रा की आवश्यकता होती है। आपूर्तिकर्ताओं को वास्तविक मांग के आधार पर लागत की गणना करनी चाहिए, न कि यह मान लेना चाहिए कि बड़े ऑर्डर आएंगे और इस बार कम आंकी गई लागत की भरपाई कर देंगे।

कुछ कोटेशन इतने कम क्यों होते हैं?

कम कीमत वाला कोटेशन वास्तविक हो सकता है, यहाँ तक कि कठिन आवश्यकताओं वाले छोटे ऑर्डर के लिए भी।

कुछ फैक्ट्रियों के पास उपयुक्त उपकरण, समान उत्पादों का अनुभव और सुस्थापित प्रक्रियाएँ होती हैं जो वास्तव में उत्पादन समय और सामग्री की बर्बादी को कम करती हैं। अन्य अपने उत्पादन कार्यक्रमों पर विचार करती हैं और व्यवसाय जीतने के लिए कम मुनाफ़ा स्वीकार करने को तैयार रहती हैं। ये सभी वास्तविक मूल्य लाभ पैदा कर सकते हैं।

लेकिन कुछ कीमतें इसलिए कम होती हैं क्योंकि ड्रॉइंग की सावधानी से समीक्षा नहीं की गई है, आवश्यक कार्य पूरी तरह शामिल नहीं किया गया है, या निर्माण कठिनाई को कम आँका गया है।

अत्यधिक प्रतिस्पर्धी बाज़ार में, आपूर्तिकर्ता भी ऑर्डर जीतने के दबाव में होते हैं। कुछ सोच सकते हैं: “अगर हम सब कुछ ठीक से गणना करें, तो ग्राहक को कीमत बहुत अधिक लग सकती है। पहले कम कीमत का कोटेशन दें और ऑर्डर ले लें।”

आगे क्या होता है, यह बड़ा अंतर ला सकता है।

कुछ आपूर्तिकर्ता अपनी छूटी हुई लागतों को वहन करते हैं। अन्य ग्राहकों से अधिक भुगतान करने या लंबी लीड टाइम स्वीकार करने के लिए कहते हैं। ग्राहकों को उनकी स्वीकृति के बिना सामग्री में बदलाव, या आवश्यक संचालन या निरीक्षण में कमी पर भी ध्यान देना चाहिए।

इसलिए, जब कोई कोटेशन स्पष्ट रूप से कम हो, तो एक और सवाल पूछना उचित है: कीमत इतनी कम क्यों हो सकती है, और क्या इसमें सभी सहमत कार्य शामिल हैं?

इसी तरह, अधिक कोटेशन स्वचालित रूप से आश्वासन नहीं देना चाहिए। कोटेशन विवरण और आपूर्तिकर्ता की वास्तविक क्षमताओं पर अभी भी विचार करने की आवश्यकता है।

सोचें कि ऑर्डर डिलीवर होने तक आप कितना खर्च कर चुके होंगे।

मान लीजिए कि एक आपूर्तिकर्ता ने शुरू में थोड़ी अधिक कीमत का कोटेशन दिया, फिर सहमत कीमत पर ऑर्डर पूरा किया। उत्पाद आवश्यकताओं को पूरा करते थे और समय पर डिलीवर किए गए।

एक अन्य आपूर्तिकर्ता ने शुरू में बहुत कम कीमत बताई, लेकिन बाद में अतिरिक्त शुल्क जोड़े और डिलीवरी में देरी की। अंतिम लागत समान—या उससे भी अधिक—थी, और ग्राहक ने प्रगति का पीछा करने, समन्वय करने और योजनाओं को समायोजित करने में अधिक समय भी बिताया।

यदि ग्राहकों को ये परिणाम पहले से पता होते, तो वे कोटेशन की तुलना करते समय शुरुआती कीमतों से अधिक बातों पर विचार करते। कम कीमत तभी वास्तविक लाभ लाती है जब ऑर्डर सहमति के अनुसार डिलीवर किया जाए।

ऑर्डर देते समय हम अंतिम परिणाम नहीं देख सकते, लेकिन हम उन कुछ बातों को स्पष्ट कर सकते हैं जो उसे प्रभावित करेंगी।

ऑर्डर देने से पहले पूछे जाने वाले पाँच प्रश्न

क्या कोटेशन समान आवश्यकताओं पर आधारित हैं? क्या ड्राइंग संशोधन, सामग्री, मात्रा, मशीनिंग आवश्यकताएँ और निरीक्षण आवश्यकताएँ समान हैं? क्या किसी भी अंतर को स्पष्ट किया गया है?
और किन चीज़ों के लिए भुगतान करना होगा? कौन-सी लागतें, जैसे टूलिंग, परीक्षण और पैकेजिंग, शामिल हैं? कौन-सी अलग से ली जाती हैं, और कौन-सी अभी तक निर्धारित नहीं हुई हैं?
नौकरी के कठिन हिस्सों को कैसे संभाला जाएगा? क्या आपूर्तिकर्ता ने पहले भी इसी तरह के उत्पाद बनाए हैं? यह सुनिश्चित करने के लिए कौन-सी विधियाँ अपनाई जाएंगी कि उत्पाद आवश्यकताओं को पूरा करते हैं?
उद्धृत लीड टाइम कब शुरू होता है? क्या तैयारी, उत्पादन और निरीक्षण के लिए आवश्यक समय इसमें शामिल है?
मूल्य या लीड टाइम को कब पुनः पुष्टि करने की आवश्यकता होगी? यदि ड्रॉइंग, मात्रा या अन्य सहमत शर्तों में परिवर्तन होता है, तो क्या पहले प्रभाव को समझाया जाएगा और फिर दोनों पक्षों द्वारा पुष्टि की जाएगी?

ये विवरण सभी कोटेशन पर ही प्रकट होने आवश्यक नहीं हैं। ड्रॉइंग, ईमेल या तकनीकी समझौतों के माध्यम से पहले से पुष्टि की गई आवश्यकताएँ भी कोटेशन का आधार बन सकती हैं।

एक साधारण कोटेशन जरूरी नहीं कि अविश्वसनीय हो। एक विस्तृत कोटेशन केवल इस आधार पर आश्वासन नहीं दे सकता। महत्वपूर्ण बात यह है कि क्या महत्वपूर्ण बिंदुओं को स्पष्ट रूप से समझाया गया है, क्या आपूर्तिकर्ता के उत्तर विशिष्ट हैं, और क्या वे उत्तर प्रासंगिक अनुभव और वास्तविक क्षमताओं द्वारा समर्थित हैं।

उन्ना मेटल में हम कोटेशन कैसे देते हैं

यदि ड्रॉइंग की समीक्षा करते समय प्रश्न उठते हैं, तो हम पुष्टि के लिए उन्हें उठाते हैं। हम स्पष्ट रूप से बताते हैं कि कौन सी लागतें शामिल हैं। यदि कुछ अभी तक निर्धारित नहीं किया जा सकता है, तो हम ग्राहक को भी बताते हैं और ऑर्डर की पुष्टि से पहले इसे स्पष्ट करते हैं।

इन प्रथाओं को हमारे वास्तविक कोटेशन में देखा जा सकता है। उदाहरण के लिए, कास्टिंग और मशीन किए गए पुर्जों दोनों को शामिल करने वाले एक हालिया कोटेशन में, हमने निम्नलिखित को स्पष्ट किया:

मूल्य कैसे बनता है। कास्टिंग और मशीनिंग लागतें अलग-अलग सूचीबद्ध की गई थीं, तैयार उत्पाद का मूल्य दोनों के योग के रूप में दिखाया गया था। हमने यह भी बताया कि टूलिंग लागतें कास्टिंग मूल्य में शामिल थीं और अलग से शुल्क नहीं लिया जाएगा।
सामग्री की पुष्टि कैसे होती है। ड्राइंग पर निर्दिष्ट सामग्री और हमारी प्रस्तावित सामग्री अलग-अलग सूचीबद्ध की गई थीं। हमने बताया कि प्रस्तावित सामग्री के लिए ऑर्डर की पुष्टि से पहले ग्राहक की स्वीकृति आवश्यक थी।
अभी क्या पुष्टि करना बाकी है। शामिल निरीक्षण मदों को स्पष्ट रूप से सूचीबद्ध किया गया था। विशेष परीक्षण, तृतीय-पक्ष निरीक्षण, और अतिरिक्त प्रमाणपत्र, यदि आवश्यक हों, की अलग से पुष्टि की जानी थी। कास्टिंग के लिए निर्यात पैकेजिंग और संबंधित लागतें जो अभी तक निर्धारित नहीं की गई थीं, उन्हें भी ऑर्डर देने से पहले पुष्टि के लिए चिह्नित किया गया था।

इससे ग्राहकों को यह समझने में मदद मिलती है कि पहले से क्या शामिल है और किस पर अभी चर्चा होनी बाकी है, बजाय इसके कि उत्पादन शुरू होने के बाद ये मुद्दे सामने आएं।

हम व्यवसाय जीतना चाहते हैं, और हमें उसके बाद होने वाले उत्पादन और डिलीवरी की जिम्मेदारी भी लेनी होती है। एक बार ऑर्डर की पुष्टि हो जाने के बाद, जब तक सहमत आवश्यकताएं और वाणिज्यिक शर्तें अपरिवर्तित रहती हैं, हमें सहमत मूल्य पर ऑर्डर पूरा करना चाहिए और सहमत डिलीवरी कार्यक्रम को पूरा करना चाहिए।

यदि हम सामान्य उत्पादन लागतों को छोड़ देते हैं जो कोटेशन में शामिल होनी चाहिए थीं, तो वे लागतें हमारी जिम्मेदारी हैं।

यदि ग्राहक ड्रॉइंग में संशोधन करता है, मात्रा बदलता है, या आवश्यकताएं जोड़ता है, तो हम पहले लागत और लीड टाइम पर पड़ने वाले प्रभाव को समझाएंगे, फिर दोनों पक्षों से पुष्टि प्राप्त करेंगे।

भविष्य के ऑर्डरों के लिए, यदि प्रक्रिया सुधार और अधिक दक्षता से वास्तविक लागत बचत होती है, तो हम लागतों की पुनर्गणना करने और उन बचतों को नए कोटेशन में दर्शाने के लिए भी तैयार हैं।

ग्राहक पैसे बचाना चाहते हैं। वे ऐसे उत्पाद भी समय पर प्राप्त करना चाहते हैं जो उनकी आवश्यकताओं को पूरा करें और जब कोई समस्या उत्पन्न हो तो तुरंत किसी ऐसे व्यक्ति से संपर्क कर सकें जो उनकी चिंताओं को गंभीरता से ले। ये व्यावहारिक अपेक्षाएँ हैं।

इसलिए, किसी भी आपूर्तिकर्ता पर विचार करते समय, जिसमें हम भी शामिल हैं, "कितना?" पूछने के बाद, एक और प्रश्न पूछना उचित है:

इस कीमत पर, आपूर्तिकर्ता आवश्यकताओं को पूरा करने वाले उत्पाद बनाने और उन्हें समय पर ग्राहक तक पहुँचाने की योजना कैसे बनाता है?

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